Unificar las denominaciones para lograr un mejor manual

Para las comunicaciones escritas en general, la unificación de las denominaciones es sumamente importante y, para los documentos técnicos en particular (fichas técnicas, manuales de usuario, manuales de instrucciones), es requisito excluyente: estos deben ser claros e instructivos.

Es frecuente que, durante el proceso de crear y fabricar un producto, los empleados de la empresa fabricante llamen, puertas adentro, a las partes de su producto de más de una manera. Incluso el propio producto puede recibir varias denominaciones en Ingeniería, Investigación y Desarrollo, Documentación, Mesa de Ayuda, Marketing, Compras, entre otras áreas.

Los diferentes nombres le van dando identidad al producto durante el proceso de creación y fabricación y es natural que convivan por un tiempo hasta que el fabricante se decida por uno. A partir de ese momento, todas las áreas deben utilizar el nombre elegido tanto en sus comunicaciones orales como escritas para que la variedad de nombres no llegue al consumidor.

Que haya diferentes nombres para la misma cosa solo genera confusión. El consumidor puede preguntarse si los dos o más nombres que ha leído refieren a varios elementos o a uno solo, puede dudar, puede realizar mal un procedimiento.

En cambio, si el fabricante llama a los elementos o partes del producto y los procesos de la misma manera a lo largo del manual, el usuario puede leer más fácilmente, recordar mejor los nombres y aprender a utilizar el producto mucho más rápido.